El diseño de la estructura administrativa de la entidad territorial llamada municipio

«Se puede inferir que reorganización, modernización, reestructuración y rediseño administrativo, son sinónimos que se pueden definir como el análisis de la situación actual de una entidad pública respecto al cumplimiento de su objeto, funciones, procesos y prestación del servicio, y busca proponer alternativas de mejora en la organización de la entidad para su óptimo desarrollo».

El municipio, como entidad territorial, es un sistema creado con el propósito y objetivo de responder a las demandas de la comunidad, la satisfacción en la prestación de los servicios, y atender las atribuciones dadas por la Constitución y la Ley, y demás normas que se expidan en ese sentido. Así las cosas, las entidades territoriales tienen grandes compromisos y obligaciones para atender las demandas de la comunidad de una manera eficiente y eficaz. 

Para dar respuestas oportunas a dichas demandas y a los compromisos adquiridos por la descentralización administrativa, los municipios deben contar con estructuras administrativas ágiles, con líneas de autoridad definida, y una gran coordinación entre sus dependencias.

Como es sabido por todos, los municipios están categorizados, pero no por ello sus responsabilidades son menores: un municipio de categoría sexta tiene la misma responsabilidad que un municipio de categoría primera o segunda. Salvo si el municipio está acreditado o certificado en salud y educación, a modo de ejemplo.

Podría afirmarse que estructuras administrativas ideales no existen, paro sí se puede diseñar una que responda con rapidez y oportunidad a los problemas que se plantean. Ya hace un tiempo el nivel ejecutivo desapareció, es decir, ya no existen en la administración pública: jefes de División, jefes de Sección, etcétera.

Con lo anterior, se pretende que la estructura administrativa tenga menos niveles jerárquicos, con ello se busca una respuesta más oportuna a nuestros clientes internos y externos y las comunicaciones entre dependencias sean más dinámicas.

Una recomendación, creo que es válida: cuando en una entidad territorial se emprende un proceso de reestructuración administrativa, de ajuste institucional, no se debe buscar solamente crear dependencias por crear, en el sector central, o crear por crear entidades descentralizadas.

El municipio, como empresa, tiene funciones misionales, trasversales y de apoyo. Las funciones antes descritas se deben distribuir en las diferentes dependencias, en las que existan, y en las que se crean. Se debe tener presente que las funciones deben tener concordancia con la naturaleza de la dependencia respectiva, y definir claramente las responsabilidades y competencias de cada una de las dependencias funcionales. La nueva estructura administrativa conlleva nuevos protocolos, procesos y procedimientos, lo que implica modificar el manual de funciones por cargo y de competencias laborales, que responda a la nueva planta de personal adoptada como consecuencia de los cambios que se dieron con la reestructuración administrativa.

En muchas ocasiones se escucha a periodistas, opinadores, que la estructura administrativa de un municipio no responde a las expectativas, que se necesitan más dependencias, desagregar las funciones en otras áreas funcionales. A ellos les recuerdo que la administración debe ajustarse a los parámetros de la Ley 617 de 2000.

La sola estructura definida, para ser adoptada por la entidad territorial, no es la solución para dar respuesta a las necesidades de la sociedad, se requiere un rediseño de los procesos, protocolos, procedimientos, (llámenlos como los quieran llamar), que se deben adoptar por acto administrativo y que se cumplan por los funcionarios. En muchas ocasiones el funcionario establece su propio criterio y se aparta de los protocolos establecidos. Así, comienza el caos, la demora en la respuesta, la falta de oportunidad.

Ahora bien, el recurso humano, el talento humano, es fundamental, se deben fortalecer con él las dependencias que existan y las que se crean. Para ello se requiere el levantamiento de las cargas de trabajo, la disponibilidad del recurso financiero que pueda soportar la nueva carga salarial y prestacional. Si no existe el musculo financiero es imposible acometer una ampliación de la planta de personal.

No satisfacemos las demandas de la comunidad satisfactoriamente, así tengamos la estructura técnicamente definida y los protocolos más racionales y agiles posibles, si el funcionario público no tiene vocación de servicio; en muchas ocasiones se acerca un ciudadano a una ventanilla de la administración y el funcionario ni mira a su interlocutor, o lo atiende displicentemente o genera respuestas vagas e inciertas.

«Las entidades territoriales, tanto del nivel central como descentralizadas, cuentan con autonomía administrativa, por lo tanto, no requieren aprobación de ninguna entidad para llevar a cabo sus modificaciones a la planta de personal».

«La competencia de la Función Pública, en lo que tiene que ver con los procesos de reforma administrativa en el nivel territorial, incluida la modificación de la planta de personal, es únicamente la de brindar la asesoría que tales entidades estimen necesaria. No obstante, cuando se trate de municipios clasificados en 5ª y 6ª categoría, aquellos contarán con el acompañamiento gratuito de la Escuela Superior de Administración Pública, según los términos del Artículo 5° de la Ley 1551 de 2012».

La determinación de las estructuras administrativa del municipio y las funciones de sus dependencias corresponde a los concejos municipales, al respecto, la Constitución Política de Colombia en su artículo 313, numeral sexto establece: «Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos; crear a iniciativa del alcalde establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta».

En muchas ocasiones, la realidad trasciende lo formal, con la anterior afirmación estoy recalcando que existen estructuras administrativas en municipios que han sido adoptadas por acuerdo o por decreto (cuando el concejo concede facultades pro-tempore al alcalde), pero en la práctica la estructura administrativa que usted ve, observa, palpa, no se parece en nada a la estructura adoptada por el acto administrativo correspondiente.

Las líneas precedentes, no pretenden jamás ser un tratado de diseño de estructuras administrativas organizacionales, las líneas se han escrito con base en la experiencia en este tipo de estudios a lo largo de una vida profesional.

*Luis Roberto Acosta Días ha sido: jefe nacional de control interno de la ESAP, decano de la facultad de Ciencias Políticas y Administrativas de la ESAP; contralor municipal de Girardot y gerente de la Empresa de Teléfonos de Girardot entre otros cargos.