Informe de la Oficina de Control Interno de Gestión deja mal paradas a varias dependencias de la Alcaldía de Girardot

El Programa de Alimentación Escolar (PAE) de Girardot no ha escapado del desorden administrativo que en diferentes procesos de la Alcaldía Municipal, y varias de sus dependencias, ha evidenciados la Oficina de Control Interno de Gestión durante los procesos auditores que debe realizar.

De acuerdo a lo informado por la jefe de ese despacho, Luz Fabiola Ruiz Urueta, la inspección realizada al PAE abarcó a la Oficina de Contratación y a la Secretaría de Educación.

Precisó que en tal sentido el examen se adelantó a la parte administrativa, más no a la ejecución del programa.

En total fueron nueve hallazgos que responden a las siguientes razones:

1. No se atendieron las citaciones hechas dentro del proceso auditor.

2. La dependencia debió ser requerida en varias oportunidades para que entregara la información solicitada.

3. La parte documental del proceso de contratación del Programa no estaba enumerada ni organizada contrariando la Ley General de Archivos.

4.  Los estudios previos no coinciden con las obligaciones contempladas en el contrato.

5.  El Acta de perfeccionamiento no quedó conforme a los parámetros de calidad.

6. Fue cambiada la fecha en el pliego de condiciones.

7.  La disponibilidad presupuestal no tenía fecha, cuando la exigencia es que todos los documentos del proceso contractual cumplan los requisitos mínimos en todos sus datos.

8.  Fue modificada la fecha de publicación de los pliegos.

9.  En la presentación de la propuesta solo está firmado un sobre, y no los «dos sobres que son legales para los procesos contractuales».

En el reporte que fue entregado ante el Concejo Municipal de Girardot (19.06.2021), la funcionaria aclaró que en lo aportado por la Secretaría de Educación no se evidenció ningún tipo de observación u objeción.

MAYOR CONTROL AL SEGUIMIENTO DE LAS PQR DE LA CIUDADANÍA

En el informe entregado se refirió a las PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) que la ciudadanía radica y se les realiza un informe semestral elaborado con los datos que suministra la Oficina de Atención al Ciudadano.

En su momento, el informe mostró la necesidad de ejercer mayor control al seguimiento que debe hacerse a estas PQR para que reciban una respuesta «oportuna y de fondo» de la dependencia a la que son dirigidas.

En cuanto a las acciones de mejora a las que se comprometió la Oficina de Atención al Ciudadano, la funcionaria indicó que se está cumpliendo con el 85% de lo propuesto para llegar a la meta.

AUDITORÍAS EXTERNAS

En cumplimiento de las auditorías externas que realizan los entes de control a las dependencias del Gobierno municipal, Ruiz Urueta afirmó que la Contraloría de Cundinamarca inició 13 procesos, de los cuales 8 ya cerraron, y 5 están en desarrollo. Dentro de las dependencias auditadas está la Secretaría de Tránsito y Transporte, examen que aún se encuentra en ejecución.

Por su parte la Contraloría General de la República adelanta lo propio con los «planes de mejoramiento del Sistema General de Participación», con 2 hallazgos abiertos.

El primero, toca directamente con la Secretaría de Hacienda en el tema de conciliaciones bancarias.

Según indicó Ruiz Urueta, a la fecha la dependencia muestra un avance del 95% de mejora en el tema.

El segundo hallazgo que corresponde a la Oficina Asesora de Planeación y que avanza lentamente está relacionado con la Sentencia del río Bogotá.

Según la funcionaria, este avance es solo del 65%, por lo que se espera que antes de finalizar el 2021 se pueda subsanar, aunque precisó, debe tenerse en cuenta que para alcanzar lo esperado depende también de otras entidades y otras instancias que participan en el proceso.

Afirmó que con la Procuraduría existen dos procesos que iniciaron en el 2020, uno de ellos, al cumplimiento de la matriz relacionada con el índice de transparencia de acceso a la información que debe publicarse en la página web de la Alcaldía, como estados financieros de la Secretaría de Hacienda y los formatos y procedimientos de la Oficina Asesora de Planeación entre otros.

Según la jefe de despacho, un primer informe arrojó 37 puntos originados en las falencias que mostraba la página, que «tenía limitada la consulta» y, «era poco amigable con la ciudadanía [...] no se encontraba fácilmente y no se estaba publicando a tiempo [...]», lo que obligó a hacer el seguimiento con el fin de mejorar esa puntuación.

El propósito se logró con los 64 puntos obtenidos en la segunda visita realizada en octubre del 2020, aunque que la meta es llegar al 100% en la próxima visita, fecha que no precisó la funcionaria.

INCUMPLIMIENTO A REQUERIMIENTOS, PLANES DE MEJORAMIENTO Y EMPALMES

Al informar sobre las auditorías de los últimos años que cobijan las vigencias 2017, 2018, 2019 y 2020, reveló que varias son las Secretarías y dependencias que no cumplen, o que en su momento no atienden los requerimientos hechos. Tal es el caso del informe de austeridad incumplido por el Almacén General, la Secretaría de Hacienda y la Oficina de Contratación.

Dentro de las oficinas que no han acatado los planes de mejoramiento propuestos, citó a Planeación Técnica con la que este año se retoma el proceso.

Se suman la Oficina de Contratación, la Dirección de Deportes que después de un año no ejecutó el plan presentado, lo mismo que la Secretaría de Tránsito y Transporte, dependencia que hasta el 2020 e inicios del 2021 tampoco lo hizo.

En materia del empalme que debe realizarse cuando hay cambio en los titulares de despacho señaló que se han presentado faltas en los tiempos por ley establecidos para ello. Mencionó el caso de la Secretaría de Hacienda y del Almacén General, en tanto que la Secretaría de Desarrollo Económico y Social está en los tiempos normados para ello.

A propósito de la Secretaría de Desarrollo Económico y Social reveló que la auditoría correspondiente a la vigencia 2017 dejó 48 hallazgos sin que los compromisos de mejoramiento que debían darse a finales de 2019 e inicios del 2020 se hayan llevado a cabo, por lo que la dependencia fue incluida dentro del Plan General de Auditorias (PGA) acordado para el 2021.

En consecuencia, a partir del primero de agosto se llevará a cabo el examen a dicha Secretaría y a cada uno de los procesos que tiene a su cargo, y que incluyen: Víctimas, Adulto Mayor, Juventudes, Niñez, Afrodescendientes, LGTBI, Innovación, Habitante de Calle, Familias en Acción, Empleo, Discapacidad, Alimentos y Madres Cabeza de Familia.

Dentro de ese mismo PGA 2021, dado a conocer por la jefe de Control Interno, se encuentran la Secretaría de Gobierno y Desarrollo Institucional, la Dirección de Deportes, la Oficina de Archivo y la Oficina de Planeación Técnica.

«LOS PROCESOS AUDITORES NO PUEDEN SER RESERVA»

La Oficina de Control Interno también reportó incumplimiento en la entrega de información por parte de la Tesorería General y de Cobro Coactivo. Según lo expuesto, la respuesta entregada a inicios del 2021 por la dependencia, fue que «lo de ellos todo era reserva, cuando los procesos auditores no pueden ser reserva», precisó Luz Fabiola Ruiz Urueta.

Informó así mismo que en el 2020 se adelantó auditoría a la Dirección de Asistencia Técnica y Medio Ambiente (DATMA), con el resultado de 12 hallazgos.  Está pendiente por parte de la oficina la entrega del plan de mejoramiento.